Theo thỏa thuận, Savills Việt Nam sẽ cung cấp dịch vụ quản lý và vận hành tòa nhà Leadvisors Tower từ tháng 4/2019. Đội ngũ quản lý Savills bao gồm Giám đốc quản lý, Trợ lý Giám đốc quản lý/Hành chính và Kỹ sư trưởng. Bà Vũ Kiều Hạnh, Trưởng bộ phận Quản lý bất Tầng 3, Phòng 3.15, Khu I, Tòa nhà The Prince Residence, Số 19 - 21 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12, Quận Phú Nhuận, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam TEL: +84 028 3636 3725 FAX: +84 028 3636 2778 PGS, TS Trần Chủng nhấn mạnh đến 4 yếu tố trong công tác quản lý, vận hành và kinh doanh đường ô tô cao tốc gồm: Quản lý thu phí, quản lý giao thông, công tác bảo trì và quản lý tài sản. Trong đó, yêu cầu đối với thu phí là vừa không để xảy ra thất thoát vừa tạo sự thuận lợi, nhanh chóng, nâng cao chất lượng dịch vụ. Ban Giám đốc Phòng Hành chính nhân sự Phòng Mua hàng - Kho vận Phòng Quản lý đối tác Phòng Kế toán Phòng Tài chính Marketing Phòng Giải pháp chào Phòng 1901, tòa nhà Saigon Trade Center, 37 Tôn Đức Thắng, P. Bến Nghé, Q.1, Tp. Phòng Mua hàng - Kho vận · Văn phòng HCM, Full-time Bài 1: Văn phòng không giấy. Hoạt động quản trị, vận hành lưới điện của cơ quan EVNSPC và các đơn vị trực thuộc từng bước được số hóa. nhà quản lý có thể điều hành công việc mọi lúc mọi nơi một cách sát sao và minh bạch. Mọi nhân viên cũng có thể dễ dàng - Thay mặt Bên A quản lý, cập nhật, phát hành thông báo giá dịch vụ quản lý vận hành và tiến hành thu kinh phí quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, phí dịch vụ, phí tiêu thụ nước sinh hoạt của chủ sở hữu căn hộ theo định kỳ hàng tháng, đề xuất với Bên A các biện 8In66w8. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp nhà đầu tư vận hành bất động sản một cách dễ dàng và thu về lợi nhuận. Hãy cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả từ các chuyên gia trong bài viết dưới đây. 1. 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà định Hiểu biết rõ về hợp đồng cho Hiểu rõ bất động sản của chính Học cách giao tiếp cùng người Nâng cấp chất lượng tài sản thường Lưu trữ thông tin quan Thời hạn thanh toán tiền thuê2. Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê cùng Pan Services Hà Nội 1. 7 kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả Quá trình vận hành và quản lý một tòa nhà văn phòng chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Nếu không cẩn trọng rất có thể dẫn đến tình trạng hoạt động không hiệu quả và thua lỗ. Chính vì vậy, các chủ đầu tư cần xây dựng kế hoạch quản lý rõ ràng và lưu ý những vấn đề dưới đây. Bảo trì tòa nhà định kỳ Một tòa nhà văn phòng bảo trì kém, cơ sở vật chất không đảm bảo có thể giảm tiềm năng tìm kiếm khách thuê. Thực tế cho thấy rằng, khi tìm thuê văn phòng, đa số khách hàng đều muốn một không gian làm việc sạch sẽ, tiện nghi, thể hiện được tầm vóc và độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì tòa nhà văn phòng thường xuyên như lợp mái, kính, sơn, cảnh quan, bảo trì kiểm tra khu vực đậu xe, hệ thống điện -nước, internet… Đối với cụ thể từng văn phòng, cần kiểm tra nội thất, tường, sàn, đồ đạc… Kịp thời phát hiện hỏng hóc, xử lý để giảm thiểu tối đa tổn thất. Đồng thời, chủ đầu tư cũng cần xây dựng và thực hiện kế hoạch bảo trì tài sản định kỳ theo tháng, năm. Ví dụ Định kỳ 1 tháng 1 lần tiến hành bảo trì hệ thống điện – nước, thông gió, phòng cháy – chữa cháy,… Định kỳ 3 tháng 1 lần cải tạo, chăm sóc cảnh quan. Định kỳ 1 năm 1 lần thông hút bể phốt, xử lý các vết hở kẽ nứt tường trần sàn… Thường xuyên bảo trì cơ sở vật chất là một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hữu ích giúp nâng cao giá trị tài sản Ngoài ra, khi có sự cố phát sinh, chủ đầu tư cũng cần tiến hành bảo trì ngay lập tức. Việc xử lý các hỏng hóc kịp thời sẽ giúp làm giảm thiểu tối đa các thiệt hại về cơ sở vật chất. Giúp chủ đầu tư kéo dài được tuổi thọ của bất động sản. Điều này cũng đồng nghĩa với việc, bạn có thể khai thác tòa nhà lâu hơn, gia tăng lợi ích kinh tế. Bên cạnh đó, việc bảo trì thường xuyên sẽ góp phần xây dựng tiêu chuẩn cao hơn cho tòa nhà, khẳng định uy tín trách nhiệm của chủ đầu tư. Từ đó thu hút được nhiều khách hàng hơn. Khi dịch vụ và cơ sở vật chất của tòa nhà tốt và đảm bảo hơn so với mặt bằng chung, chủ đầu tư cũng hoàn toàn có thể cho thuê với giá cao hơn. Hiểu biết rõ về hợp đồng cho thuê Thông thường một tòa nhà văn phòng sẽ có rất nhiều khách thuê, tương ứng với đó là nhiều hợp đồng khác nhau. Là chủ đầu tư, bạn phải đảm bảo rằng mình đã hiểu và nắm hết được các điều khoản trong hợp đồng cũng như quyền hạn và trách nhiệm của mình. Từ đó thực hiện đầy đủ các cam kết và đặt uy tín lên hàng đầu. Hiểu rõ về pháp luật và hợp đồng cho thuê sẽ giúp chủ đầu tư tránh được các vấn đề tranh chấp về pháp lý Đồng thời, khi thiết lập hợp đồng, chủ đầu tư cũng cần hiểu biết và nắm rõ về các điều luật và quy định của nhà nước để tránh xảy ra tranh chấp về pháp lý. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia quản lý tòa nhà văn phòng, nếu không chắc chắn về những thông tin liên quan đến pháp luật, bạn nên nhờ đến sự tư vấn của các bên có chuyên môn. Chỉ như vậy chủ đầu tư mới có thể tạo nên một hợp đồng công bằng, rõ ràng và hợp pháp. Đây chính là cơ sở cho mối quan hệ bền vững và lâu dài giữa chủ đầu tư và các doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng. Tham khảo ngay Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng “CHUẨN” từ Pan Services Hà Nội Hiểu rõ bất động sản của chính mình Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng khác không kém phần quan trọng mà các chủ đầu tư phải lưu ý, đó là hãy nắm rõ bất động sản của mình từ trong ra ngoài. Hãy chắc chắn rằng tòa nhà của mình cung cấp đầy đủ những gì mà người thuê cần, đáp ứng đủ nhu cầu của từng loại khách hàng. Để làm được điều đó, chủ đầu tư cần dành thời gian nghiên cứu khách hàng mục tiêu. Tìm hiểu chính xác nhu cầu của họ, các yếu tố mà họ quan tâm đến khi tìm thuê văn phòng của bạn. Đảm bảo phát huy những ưu điểm đó và khắc phục những khuyết điểm còn tồn đọng, bổ sung, hoàn thiện hệ thống cơ sở vật chất và tiện ích của tòa nhà. Từ đó mang tới dịch vụ trọn gói đầy đủ, tăng khả năng chốt khách cho bất động sản của mình. Nắm rõ về tình trạng tòa nhà văn phòng của mình sẽ giúp chủ đầu tư dễ dàng quản lý hơn Ngoài ra, trước khi bàn giao cho khách thuê, chủ đầu tư cũng cần kiểm tra và chụp hình lại hiện trạng của mặt bằng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng ghi đầy đủ thông tin về tình trạng cơ sở vật chất như điện nước, thông gió, cửa, tường, trần, sàn, bàn ghế, máy móc… Việc thành lập biên bản này không chỉ giúp chủ đầu tư nắm rõ tình trạng tài sản của mình, mà còn góp phần tác động khiến khách thuê có trách nhiệm và giữ gìn cơ sở vật chất hơn. Khi có phát sinh hoặc sự cố, chủ đầu tư và khách thuê cũng có căn cứ để xử lý sao cho thỏa đáng. Xem thêm Cách quản lý tòa nhà văn phòng HIỆU QUẢ – THÀNH CÔNG Học cách giao tiếp cùng người thuê Một kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng được rất nhiều chuyên gia tâm đắc là hãy xây dựng mối quan hệ khăng khít với khách thuê. Hãy ghi nhớ rằng, đây là mối quan hệ win – win, 2 bên cùng có lợi. Chủ đầu tư cần thường xuyên liên lạc thăm hỏi tình hình của khách thuê để đảm bảo rằng mọi thứ liên quan đến cơ sở vật chất đều hoạt động tốt. Thông qua đó, chủ đầu tư cũng có thể tìm hiểu về các vấn đề mà khách thuê chưa hài lòng, hoặc các nhu cầu mới của họ… Từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách thuê. Thường xuyên trao đổi và xây dựng quan hệ tốt đẹp với khách hàng Ngoài ra, trước khi tiến hành thay đổi, sửa chữa hay cải tạo, chủ đầu tư cũng cần có thông báo rõ ràng tới khách thuê để họ sắp xếp, tránh ảnh hưởng tới công việc. Để thể hiện sự chu đáo, ngoài việc thông báo trực tiếp, bạn có thể thông báo dưới dạng văn bản hoặc email. Bên cạnh đó, khi có các vấn đề xảy ra, hãy khéo léo giao tiếp để xử lý để tốt cho cả hai bên. Không nên căng thẳng, gây hiểu lầm và phá vỡ mối quan hệ tốt đẹp, ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của mình. Nâng cấp chất lượng tài sản thường xuyên Thường xuyên nâng cấp chất lượng tài sản cũng là một trong các kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả mà các chủ đầu tư nên lưu ý. Hoạt động này trước mắt có thể tốn một khoản chi phí nhỏ nhưng về lâu dài sẽ góp phần nâng cấp giá trị bất động sản của chủ đầu tư. Bởi lẽ, khi chất lượng cơ sở vật chất của tòa nhà được cải thiện, bạn hoàn toàn có thể cho thuê với mức cao hơn. Thường xuyên nâng cấp tài sản giúp chủ đầu tư gia tăng giá trị BĐS Để làm được điều đó hãy thường xuyên cập nhật các tiện ích, các xu hướng và công nghệ mới cho tòa nhà văn phòng. Từ đó nâng cao trải nghiệm của người thuê. Khi sở hữu cơ sở vật chất và mang tới trải nghiệm người dùng tốt, bạn đã có nhiều hơn thế mạnh so với đối thủ cạnh tranh. Đây chính là cơ sở và căn cứ giúp gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, giúp tài sản của bạn được khai thác liên tục, tối đa hóa lợi ích. Kế hoạch nâng cấp tài sản cần được xây dựng rõ ràng, có chiến lược và lộ trình cụ thể. Tránh cải tạo một cách tùy hứng, không đồng bộ, gây lãng phí ngân sách, giảm hiệu quả kinh doanh của tòa nhà. Lưu trữ thông tin quan trọng Khi quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư cũng cần chú ý đến việc lưu trữ các thông tin quan trọng. Lưu trữ các thông tin về người thuê, hồ sơ, hợp đồng Đây là các văn bản quan trọng liên quan đến việc bạn bàn giao tài sản của mình cho người khác đi kèm với các trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan. Các giấy tờ này sẽ là căn cứ cho pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Do đó, hãy lưu giữ và bảo quản các thông tin này thật cẩn thận. Lưu trữ các hóa đơn, biên lai thu chi Đây là căn cứ để tính toán chi phí hàng tháng của khách thuê. Do đó, các hóa đơn, biên lai chi về điện nước, bảo trì… chủ đầu tư cần phải công khai với khách thuê và lưu giữ cẩn thận. Lưu trữ báo cáo tài chính Bạn sẽ không thể biết được mô hình kinh doanh quản lý tòa nhà văn phòng của mình có hiệu quả không nếu không nắm được báo cáo tài chính. Sự so sánh báo cáo tài chính qua các giai đoạn cũng giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình khai thác bất động sản đang trong chiều hướng đi lên hay chững lại. Từ đó có quá trình điều chỉnh kịp thời, tối đa hóa lợi nhuận. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng cho thấy bạn cần lưu giữ hồ sơ cho thuê để phòng các tình huống phát sinh Thời hạn thanh toán tiền thuê Thiết lập thời hạn thanh toán tiền thuê là một vấn đề quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả cho các chủ đầu tư. Thay vì để thanh toán 1 tháng, bạn có yêu cầu người thuê thanh toán theo từng chu kỳ. Một chu kỳ khoảng từ 3 đến 6 tháng là hợp lý. Việc này sẽ giúp hai bên giản lược bớt các thủ tục thanh toán phiền phức. Đồng thời giúp chủ đầu tư có kinh phí cho các hoạt động bảo trì định kỳ. Việc thanh toán tiền thuê theo từng tháng sẽ có nhiều rủi ro hơn so với việc thu tiền theo chu kỳ dài hạn Bên cạnh đó, chủ đầu tư cũng cần hạn chế tối đa các rủi ro thanh toán như người thuê chậm tiền/ nợ tiền thuê văn phòng hoặc phá vỡ hợp đồng, chuyển đi bất ngờ, không báo sớm… Để làm được điều đó, hãy xây dựng các điều khoản rõ ràng cho từng trường hợp trong hợp đồng. Nếu cần thiết có thể quy định các cơ chế phạt một cách hợp lý và hợp pháp nâng cao trách nhiệm của khách thuê. Xem thêm Những điều cần biết về chi phí quản lý tòa nhà văn phòng 2. Quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê cùng Pan Services Hà Nội Để quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê tốt, chủ đầu tư cần thực hiện nhiều quy trình, hạng mục và công việc phức tạp. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc sở hữu nhiều tòa nhà, bạn nên hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý uy tín, giàu kinh nghiệm và sở hữu phần mềm thông minh để tăng cường hiệu quả kinh doanh. Pan Services Hà Nội là một đơn vị hội tụ đủ các yếu tố đó. Là đơn vị trực thuộc tập đoàn Nihon Housing – tập đoàn hàng đầu Nhật Bản về lĩnh vực quản lý bất động sản. Bên cạnh quy trình quản lý bài bản, chuyên nghiệp chuẩn Nhật được thừa hưởng từ tập đoàn mẹ, Pan Services Hà Nội còn sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng cao, giàu kinh nghiệm thực tiễn trong quản lý các tòa nhà, đặc biệt là tòa nhà văn phòng. Pan Services – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực vận hành quản lý tòa nhà Các công tác vận hành được Pan Services triển khai minh bạch, rõ ràng thông qua phần mềm HomeID. Thông qua đó, chủ đầu tư có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài sản cũng như hiệu quả kinh doanh tòa nhà của mình bất kỳ lúc nào và tại bất kỳ đâu. Dù là hình thức mang lại lợi nhuận kinh tế bền vững nhưng việc khai thác kinh doanh từ hình thức tòa nhà văn phòng luôn ẩn chứa nhiều rủi ro đối với chủ đầu tư. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vận hành, cần sự hỗ trợ từ một đơn vị giàu kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng thì hãy liên hệ với Pan Services để được tư vấn hỗ trợ ngay hôm nay. Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng và hoạt động dành riêng cho các công ty doanh nghiệp, văn phòng thuê để làm việc nên tập trung một lượng lớn người tại tòa nhà. Vấn đề quản lý, vận hành tòa nhà trở nên cần thiết để các công ty, văn phòng hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Vậy, quản lý tòa nhà văn phòng là gì? và thực hiện những công việc gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé! Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý tòa nhà văn phòng là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động, không gian làm việc của các doanh nghiệp đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn nhất. Cụ thể đơn vị này sẽ kiểm soát không gian làm việc, hệ thống điện nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, dịch vụ vệ sinh, hệ thống an ninh tòa nhà,… Đơn vị này có vai trò cực kỳ quan trọng, mang đến một hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà. Chất lượng quản lý văn phòng là yếu tố quyết định việc định giá giá trị tòa nhà cũng như thu hút khách hàng thuê. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thuê văn phòng tại các tòa nhà sẽ tìm hiểu về vị trí , giá và đơn vị chủ đầu tư thì đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Xem thêm>> Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng thực hiện những công việc gì? * Quản lý nhân sự Bộ phận quản lý tòa nhà gồm nhiều nhân sự khác nhau phụ trách những mảng công việc khác nhau để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách thuê văn phòng. Việc quản lý nhân sự chính là trách nhiệm của bộ phận quản lý, đây là đơn vị sẽ giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, nhân viên điều hành, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…đảm bảo hoàn thành mọi công việc và đảm bảo những tiêu chuẩn đề ra. * Quản lý tài chính Đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng sẽ làm việc tực tiếp với khách thuê nên có trách nhiệm giải quyết các vấn đề về tài chính, chi phí thuê văn phòng. Vì vậy, đơn vị quản lý phải có quy trình làm việc, phải minh bạch trong quản lý tài chính đây là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp cho đơn vị quản lý và tạo được niềm tin cho khách thuê. * Chăm sóc khách hàng Đây là bộ phận sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, giải quyết mọi thắc mắc, như cầu của khách thuê văn phòng một cách tinh tế. Đem lại sự hài lòng cho khách hàng là nhiệm vụ tiên quyết giúp làm tăng uy tín của đơn vị quản lý. * Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà Một tòa nhà tòa nhà cao tầng muốn hoạt động ổn định cần vận hành cấc kỹ thuật hạ tầng như hệ thống thông gió, hệ thống điện – nước, hệ thống điều hòa, hệ thống mạng internet, hệ thống camera giám sát,… Việc vận hành kỹ thuật, lên lịch bảo trì, bảo dưỡng hay sửa chữa sẽ đơn vị quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm. Đảm bảo vận hành kỹ thuật hệ thống tòa nhà tốt góp phần vào việc hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng đảm bảo và hiệu quả công việc được tăng cao. Xem thêm bài viết>> Danh sách công ty quản lý tòa nhà tại hà nội Vận hành kỹ thuật tòa nhà văn phòng nhiệm vụ quan trọng * Đảm bảo dịch vụ vệ sinh Đảm bảo công tác vệ sinh chung của toàn bộ tòa nhà là việc làm hết sức quan trọng. Đội ngũ dọn vệ sinh phải đảm bảo vệ sinh của các khu vực như sảnh lễ tân, các hành lang chung giữa các doanh nghiệp khác nhau, các tầng khác nhau, khu vệ sinh công cộng,… Vệ sinh sạch sẽ các không gian làm việc, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng cao và tăng sự uy tín cửa đơn vị vận hành tòa nhà. Vệ sinh tòa nhà văn phòng. ảnh minh họa * Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà Một tòa nhà văn phòng là nơi tập trung số lượng người làm việc tương đối lớn và luôn phải đón tiếp các khách ra vào tòa nhà để giao dịch với các doanh nghiệp đòi hỏi công tác an ninh phải được đảm bảo trong suốt thời gian công sở làm việc. Các hệ thống camera giám sát phải hoạt động ổn định, nhân viên an ninh với nghiệp vụ tốt sẽ góp phần vào việc đảm bảo hoạt động của tòa nhà được ổn định và an toàn nhất. Với những kiến thức và chia sẻ trên đây hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu được rõ hơn về nghiệp vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Để tham khảo thêm những thông tin hữu ích hơn các bạn có thể xem thêm chuyên mục Cẩm nang tòa nhà của chúng tôi nhé. Nguồn Theo Mục lục1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?2. Quản lý tòa nhà văn phòng gồm những công việc gì? Quy trình quản lý tài Quy trình chăm sóc và quản lý khách Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa Hoạt động vệ sinh và chăm sóc cảnh Đảm bảo an ninh – trật tự tòa nhà văn Quy trình quản lý nhân sự3. Mô hình quản lý toà nhà văn Mô hình do chủ đầu tư tự thành Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp4. Tại sao cần thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý tòa nhà văn phòng?5. PSA – Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp & hiệu quả Quản lý tòa nhà văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc điều phối và đảm bảo việc khai thác tòa nhà. Vậy công tác quản lý tòa nhà văn phòng gồm những hoạt động nào? Hãy cùng PSA làm rõ vấn đề này trong bài viết ngay sau đây. Quản lý tòa nhà văn phòng là việc kiểm soát và vận hành mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra trơn tru, an toàn và chất lượng nhất. Bao gồm các hoạt động sau Quản lý tài chính Chăm sóc và quản lý khách hàng. Kiểm tra và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, cơ sở – vật chất. Hoạt động vệ sinh – chăm sóc cảnh quan. Hoạt động bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự – phòng cháy chữa cháy. Quản lý nhân sự. Mục đích của việc quản lý tòa nhà là đảm bảo các hoạt động trên diễn ra một cách an toàn, chất lượng, giúp khách hàng yên tâm khi thuê và sử dụng mặt bằng trong tòa nhà văn phòng. Không chỉ vậy, quản lý tòa nhà văn phòng còn giúp chủ đầu tư khai thác và kiểm soát mô hình bất động sản này một cách hiệu quả nhất, mang đến hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà. Quản lý tòa nhà văn phòng giúp kiểm soát và vận hành mọi hoạt động trong phạm vi tòa nhà một cách hiệu quả. 2. Quản lý tòa nhà văn phòng gồm những công việc gì? Tất cả các hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng đều cần phải có quy trình làm việc một cách rõ ràng. Các bộ phận phụ trách, các cá nhân tổ chức liên quan có nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện đúng theo quy trình. Quy trình quản lý tài chính Quản lý tài chính là hoạt động giúp chủ đầu tư kiểm soát thu chi trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động này gồm Quy trình thu tiền thuê Tùy theo sự thống nhất giữa chủ đầu tư và khách hàng mà quá trình đóng tiền thuê mặt bằng có thể diễn ra theo tháng, quý, năm… Khách hàng thuê có nghĩa vụ phải đóng tiền thuê đúng hạn. Ngược lại, chủ đầu tư có trách nhiệm xác nhận, gửi biên lai hóa đơn đầy đủ đến khách hàng Quy trình thu tiền dịch vụ Trong quá trình đi vào khai thác, các hoạt động tại chỗ của khách hàng sẽ phát sinh các chi phí liên quan như điện, nước, sửa chữa, gửi xe… Phía quản lý tòa nhà văn phòng cần chi trả cho bên cung cấp dịch vụ, đồng thời phải tính toán rõ ràng, thông báo chi phí và thu tiền từ phía khách hàng sử dụng. Quy trình quản lý các khoản chi Lương nhân viên, lương bảo vệ, các chi phí sửa chữa, chi phí vệ sinh cũng như việc chi trả tiền điện nước chung… đều cần phải được kiểm soát rạch ròi và rõ ràng. Với mỗi khoản chi, ban quản lý tòa nhà cần có phiếu chi đồng thời cần ghi chép thống kê lại đầy đủ. Quy trình quản lý tồn quỹ Các khoản tiền tồn quỹ cần được thống kê theo tháng/ quý và tổng kết lại vào cuối năm. Đơn vị quản lý tòa nhà có trách nhiệm lưu trữ, kiểm soát và sử dụng khoản tiền này đúng mục đích theo quy định. Quản lý hợp đồng trong vận hành quản lý tòa nhà văn phòng. Quy trình chăm sóc và quản lý khách hàng Một mô hình tòa nhà văn phòng được coi là hoạt động hiệu quả, bền vững chỉ khi được khách hàng sử dụng đánh giá cao. Điều này đòi hỏi đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng phải đưa ra những chính sách quản lý và cung cấp các dịch vụ chất lượng, làm hài lòng khách hàng một cách tối đa. Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cần phải xây dựng quy trình đón tiếp, tiếp nhận thông tin và xử lý phàn nàn khiếu nại của khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và triệt để. Những cá nhân phụ trách tiếp nhận và xử lý đòi hỏi phải là những người có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng cần có những văn bản, thông cáo về các quy định, quy chế rõ ràng. Qua đó, giúp khách hàng nắm được thông tin khi sử dụng dịch vụ, cơ sở vật chất trong tòa nhà, hạn chế các phát sinh không mong muốn. Quản lý khách hàng bao gồm việc xây dựng quy trình đón tiếp, tiếp nhận và xử lý khiếu nại từ phía khách hàng Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà Các yếu tố kỹ thuật – cơ sở vật chất có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác sử dụng của khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Vì thế, trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng sẽ không thể thiếu được các hoạt động đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà như Xây dựng hệ thống các quy chuẩn vận hành kỹ thuật riêng theo điều kiện cơ sở vật chất thực tế của tòa nhà. Triển khai hướng dẫn các quy chuẩn này cho đội ngũ phụ trách và yêu cầu đội ngũ này thực hiện một cách nghiêm túc, bài bản. Xây dựng kế hoạch bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho hệ thống kỹ thuật gồm thông gió, thang máy, hệ thống điện, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống điều hoà, mạng internet, camera giám sát… Qua đó, đảm bảo các hệ thống này luôn vận hành một cách tốt nhất, giúp các hoạt động kinh doanh, khai thác trong tòa nhà không bị ảnh hưởng. Thường xuyên kiểm tra, kịp thời phát hiện và đề xuất các phương án giải quyết trong trường hợp xảy ra các hư hỏng phát sinh. Qua đó, giảm thiểu tối đa thiệt hại cũng như kéo dài tuổi thọ cho tòa nhà, tăng cường lợi ích cho chủ đầu tư. Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà có vai trò rất quan trọng trong vận hành và quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động vệ sinh và chăm sóc cảnh quan Môi trường tòa nhà văn phòng sạch đẹp, văn minh không chỉ đảm bảo sức khỏe tinh thần mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho chủ đầu tư và các đơn vị kinh doanh trực tiếp tại tòa nhà. Vì thế, có thể nói đây là một trong những công tác quan trọng mà chủ đầu tư nhất định phải quan tâm. Công tác này cần đảm bảo duy trì trạng thái sạch đẹp nhất cho các khu vực chung như Sảnh chờ, sảnh lễ tân Hành lang Cầu thang bộ, thang máy Hệ thống nhà vệ sinh, Hầm gửi xe,… Ngoài ra chủ đầu tư cũng cần đảm bảo khách hàng luôn duy trì vệ sinh sạch sẽ tại các không gian kinh doanh riêng của họ. Đồng thời, các hoạt động như diệt côn trùng, nấm mốc, chăm sóc cảnh quan, cây cối… cũng cần được tiến hành định kỳ. Chăm sóc vệ sinh tòa nhà văn phòng góp phần tạo dựng môi trường làm việc sạch đẹp, an toàn cho sức khỏe con người, nâng cao hiệu quả làm việc cho khách hàng Đảm bảo an ninh – trật tự tòa nhà văn phòng Thường xuyên đón tiếp khách ra vào làm việc là một đặc trưng trong hoạt động của tòa nhà văn phòng. Vì thế, ban quản lý bắt buộc phải kiểm soát và đảm bảo an ninh, an toàn cho người và tài sản trong tòa nhà một cách tối đa. Để làm được điều đó, ban quản lý cần Lắp đặt hệ thống camera tại các không gian chung và tiến hành giám sát liên tục 24/24 Xây dựng đội ngũ nhân viên an ninh – bảo vệ một cách bài bản, chuyên nghiệp. Tổ chức tuần tra, giám sát theo quy định Xây dựng quy trình check in và check out cho khách và hàng hóa ra vào tại sảnh, bãi đỗ xe. Qua đó hạn chế tối đa sự xâm nhập của người lạ cũng như những mất mát, gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê và chủ đầu tư Thường xuyên kiểm tra định hệ thống phòng cháy chữa cháy. Đồng thời tích cực tổ chức các hoạt động tập huấn, hướng dẫn xử lý đám cháy cho các cá nhân, tổ chức hoạt động trong tòa nhà. Đội ngũ bảo vệ tòa nhà cần được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản Quy trình quản lý nhân sự Công tác quản lý tòa nhà văn phòng cần có sự tham gia của nhiều phòng ban cũng như số lượng lớn các nhân sự. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của các phòng ban và cá nhân này, hoạt động quản lý nhân sự cần phải được triển khai một cách bài bản, nhất quán với các chính sách rõ ràng và cụ thể Tổ chức tuyển dụng và đào tạo Ban quản lý nhân sự cần phải xây dựng mô tả công việc, yêu cầu cụ thể cho từng vị trí. Đồng thời triển khai tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn và đào tạo các nhân sự mới. Xây dựng chính sách, chế độ bao gồm lương, phụ cấp, chế độ thưởng phạt cũng như các quy định khác cho từng bộ phận và vị trí. Tổ chức giám sát đảm bảo hoạt động của các phòng ban và nhân sự luôn diễn ra đúng với quy định và đạt hiệu quả. 3. Mô hình quản lý toà nhà văn phòng Hiện nay, đang tồn tại hai mô hình quản lý tòa nhà văn phòng rất được các chủ đầu tư ưa chuộng. Mỗi hình thức này lại có cách vận hành và đặc trưng riêng. Mô hình do chủ đầu tư tự thành lập Với hình thức này, chủ đầu tư tòa nhà văn phòng sẽ tự đứng ra quản lý và điều hành trực tiếp. Để làm được điều đó, chủ đầu tư cần phải thực sự am hiểu về hoạt động quản lý cũng như có khả năng kiểm soát xử lý tình huống tốt. Bởi lẽ, với mô hình này, chủ đầu tư không chỉ tự tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân sự cho các bộ phận như hành chính – nhân sự, lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật… mà còn phải theo dõi cũng như điều hành toàn bộ quá trình hoạt động của các bộ phận này. Mô hình này có những ưu và nhược điểm như sau Ưu điểm Nhược điểm Khi tự mình làm tất cả, chủ đầu tư sẽ nắm bắt được tình hình vận hành và kinh doanh tòa nhà văn phòng một cách sâu sát nhất Tiết kiệm chi phí khi không phải thuê dịch vụ ngoài Nhiều chủ đầu tư không có hoặc thiếu kinh nghiệm quản lý. Trong khi đó, khối lượng công việc phải xử lý quá nhiều, dễ dẫn đến tình trạng quá tải hoặc hoạt động kém hiệu quả. Nếu quản lý không tốt, dễ dẫn đến tình trạng thua lỗ. Bên cạnh đó, việc quản lý cung cấp chất lượng dịch vụ hoặc xử lý các vấn đề phát sinh không tốt sẽ dễ khiến chủ đầu tư mất điểm trong lòng khách hàng. Về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến uy tín của chủ đầu tư trong lĩnh vực bất động sản. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp Với mô hình này, chủ đầu tư không trực tiếp quản lý mà sẽ thuê một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp được nhà nước cấp phép. Đơn vị này sẽ tiến hành xây dựng quy trình, cung cấp nhân sự cho các bộ phận và vận hành toàn bộ hoạt động của tòa nhà văn phòng. Trong khi đó, chủ đầu tư sẽ đóng vai trò là người đưa ra định hướng dựa vào các kết quả hoạt động được cập nhật từ đơn vị quản lý tòa nhà. Mô hình này có những ưu và nhược điểm như sau Ưu điểm Nhược điểm Giúp chủ đầu tư giảm khối lượng công việc phải xử lý, qua đó có thêm nhiều thời gian để tính toán, nghiên cứu đưa ra các định hướng mang tính chiến lược. Việc quản lý tòa nhà bằng một đơn vị chuyên nghiệp còn giúp giảm thiểu sai sót và thiệt hại kinh tế cũng như kéo dài tuổi thọ cho hệ thống cơ sở vật chất, tối đa hóa thời gian khai thác tòa nhà cho chủ đầu tư. Các đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ mang đến những dịch vụ và trải nghiệm tốt nhất, qua đó làm hài lòng khách hàng, nâng cao uy tín của chủ đầu tư trong thị trường bất động sản. Tốn thêm một khoản chi phí khác cho đơn vị quản lý Mô hình này đòi hỏi chủ đầu tư cần phải tìm hiểu và lựa chọn các đơn vị chuyên nghiệp, có uy tín. Nếu thuê đơn vị không đủ chuyên nghiệp rất dễ xảy ra các bất cập trong vấn đề quản lý. Khi đó, không chỉ tạo phiền phức cho khách hàng sử dụng mặt bằng mà còn ảnh hưởng đến quá trình vận hành tòa nhà, gây mất uy tín cho chủ đầu tư. 4. Tại sao cần thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý tòa nhà văn phòng? Dựa vào ưu nhược điểm trên, có thể kết luận lại mô hình thuê đơn vị chuyên nghiệp quản lý tòa nhà văn phòng sẽ hiệu quả và tối ưu hơn. Qua đó, giúp chủ đầu tư thêm phần an tâm khi các hoạt động của tòa nhà được xử lý bởi một đơn vị chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Không chỉ vậy hình thức này còn giúp chủ đầu tư tiết kiệm thời gian và công sức quản lý mà vẫn có thể nắm bắt được tình hình và kết quả các hoạt động của tòa nhà một cách rõ ràng và chính xác nhất. Đồng thời, khi được giảm thiểu khối lượng công việc phải xử lý, chủ đầu tư sẽ có thêm nhiều thời gian để nghiên cứu đưa ra các định hướng chiến lược cho tòa nhà cũng như xây dựng các mô hình bất động sản khác, nâng cao hiệu quả đầu tư. Việc thuê đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm thêm nhiều khoản chi phí nhờ không phải tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Bên cạnh đó, mô hình này cũng hạn chế được tối đa thiệt hại kinh tế nhờ giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Thuê đơn vị quản lý là mô hình khai thác tòa văn phòng hiệu quả 5. PSA – Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp & hiệu quả Việc quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng nên do đơn vị chuyên nghiệp có năng lực quản lý thực hiện. Qua đó, nâng cao hiệu quả hoạt động của toà nhà một cách bài bản nhất cũng như gia tăng thêm lợi ích kinh tế và danh tiếng cho chủ đầu tư. Để chọn được đơn vị quản lý uy tín, chủ đầu tư cần ưu tiên các đơn vị có những tiêu chí sau Kinh nghiệm Nên có trên 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý bất động sản, năng lực của đơn vị này sẽ được chứng minh thông qua các dự án đã và đang quản lý. Uy tín Một minh chứng tiêu biểu nhất để chứng minh sự uy tín của đơn vị quản lý là hệ thống đối tác của đơn vị này. Chủ đầu tư nên ưu tiên các đơn vị từng thực hiện quản lý tòa nhà cho nhiều đối tác lớn. Có đội ngũ nhân sự giàu chuyên môn, kinh nghiệm thể hiện qua tác phong, quy trình làm việc, cách xử lý tình huống. Có trang thiết bị hiện đại giúp giảm thiểu sức người, tiết kiệm tối đa chi phí nhân sự. Có ứng dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý hỗ trợ chủ đầu tư theo dõi và nắm bắt tình hình một cách chính xác nhất. Luôn rõ ràng minh bạch về chi phí và quy trình, qua đó giúp chủ đầu tư thêm an tâm. Chất lượng dịch vụ đảm bảo, xử lý nhanh chóng và hiệu quả các yêu cầu của khách hàng. Đạt đủ những tiêu chí trên, PSA vinh hạnh được đồng hành cùng nhiều dự án quản lý tòa nhà trong suốt hơn 15 năm qua, trở thành một trong những thương hiệu quản lý bất động sản uy tín nhất được các chủ đầu tư tin tưởng lựa chọn. PSA được đánh giá cao nhờ các thế mạnh nổi trội Đạt Thương hiệu quốc gia 4 kỳ liên tiếp năm 2016, 2018, 2020 và 2022. Cung cấp giải pháp tổng thể cho mọi hoạt động quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý môi trường và vận hành bảo trì hệ thống kỹ thuật của tòa nhà. Quy trình chuyên nghiệp Quy trình quản lý vận hành tòa nhà của PSA được thực hiện tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 90012015. Mọi hoạt động, vận hành của PSA luôn được theo dõi và ghi chép cẩn thận. Từ đó giúp khách hàng dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động và vận hành của tòa nhà. Đội ngũ nhân viên giàu chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc thể hiện qua tác phong và kỹ năng xử lý tình huống. Chúng tôi luôn đặt nhu cầu của khách hàng, uy tín và lợi ích của chủ đầu tư lên hàng đầu, phục vụ khách hàng nhiệt tình với tinh thần vô cùng chuyên nghiệp và trung thực. Chi phí minh bạch, hợp lý PSA cam kết đưa ra mức chi phí minh bạch rõ ràng và cung cấp dịch vụ tương xứng với chi phí. Trong quá trình vận hành, mọi phát sinh có chi phí đều được ghi chép lại rõ ràng cẩn thận và sẽ được thông báo ngay đến chủ đầu tư để thảo luận đưa ra phương án xử lý hợp lý. PSA – cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà tổng thể Khách hàng đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành bất động sản nói chung cũng như quản lý tòa nhà văn phòng nói riêng vui lòng liên lạc với PSA theo những thông tin dưới đây. Đội ngũ nhân viên của PSA luôn sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho bạn. PSA – Tận tay, Tận tâm Fanpage Zalo Website Hotline 0911 033 777 Hệ thống các chi nhánh Trụ sở chính Tầng 15, Tòa nhà VPI, số 167 Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Chi nhánh phía Nam Tầng 3, số 46 Trương Định, phường Võ Thị Sáu, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Chi nhánh Nghi Sơn Vạn Xuân Thành, phường Xuân Lâm, thị xã Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa. Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng Số 74 đường Quang Trung, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng. - 1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?2. Những công việc & quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn Quản lý hợp Quản lý nhân Quản lý tài Chăm sóc khách Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa Đảm bảo dịch vụ vệ Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà3. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Tính ra sao?4. Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra Giao tiếp, trao đổi cùng người Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp5. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp VISAHOHiện nay, nhiều tòa nhà office được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp, đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có gì khác, làm sao để thực hiện hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO.>>>> Khám Phá Ngay Dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?Quản lý vận hành bất động sản tòa nhà văn phòng là công việc bao gồm các hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả nhất. Các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp nhà đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí và luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc tại văn lý phòng ngày càng được áp dụng phổ biến 2. Những công việc & quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn Quản lý hợp đồngTrong trường hợp Chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì việc quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ chỉ liên quan đến những công việc thuộc về hoạt động vận hành của dự án như vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì máy móc… Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì Ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến Chủ đầu tư. Còn nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho Ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng cùng các nhà thầu thì Ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản, sao cho đảm bảo lợi ích cho tòa lý hợp Quản lý nhân sựBộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng phụ trách nhiều mảng khác nhau trong công việc nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ, đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt tiêu lý nhân Quản lý tài chínhĐể áp dụng các cách quản lý tòa nhà văn phòng một cách trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho những dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện - nước, rác thải… Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện quản lý, lập báo cáo tài chính hàng tháng để gửi đến Chủ đầu tư. Nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu chi phí đúng hạn cũng như lập báo cáo, danh sách gửi đến Chủ đầu tư. Vậy nên, bộ phận quản lý tài chính sẽ phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để khách hàng tin tưởng và yên lý tài Chăm sóc khách hàngCông việc tiếp theo trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng là chăm sóc khách hàng. Bộ phận quản lý sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng, cư dân. Các hoạt động này sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ quản lý văn sóc khách Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhàCông việc bảo trì tòa nhà cũng sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, camera… cần được vận hành tốt để tòa nhà hoạt động ổn định và đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa thống kỹ thuật tòa nhà cần phải được kiểm tra thường xuyên>>>> Đăng Ký Dịch Vụ Tư vấn kỹ thuật tòa Đảm bảo dịch vụ vệ sinhĐảm bảo dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê cũng là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp cần phải đảm bảo vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang… được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách bảo tòa nhà luôn được vệ sinh thường Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhàTòa nhà văn phòng là nơi tập trung rất nhiều nhân sự làm việc và đón tiếp rất nhiều khách hàng nên hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh phải được đào tạo nghiệp vụ bài bản để đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa bảo hệ thống an toàn, an ninh tòa nhà3. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Tính ra sao?Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau nhưQuy mô của tòa nhà Tòa nhà có quy mô càng lớn, càng có nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng này sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít cầu sử dụng dịch vụ Phí quản lý văn phòng gồm có 2 loại là phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Phí bắt buộc bao gồm phí bảo trì điện nước, thang máy... còn phí không bắt buộc là phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống… Các doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có các mức phí quản lý khác tích thuê văn phòng Văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳTòa nhà văn phòng không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các phần hỏng nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ như sauĐịnh kỳ 1 tháng 1 lần Bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió…Định kỳ 3 tháng 1 lần Chăm sóc cảnh quan của tòa nhàĐịnh kỳ 1 năm 1 lần Xử lý các vết nứt trên tường, sàn…Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuêMỗi khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng với những hợp đồng khác nhau. Ban quản lý tòa nhà cũng cần hiểu rõ để hỗ trợ Chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, Ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một Ban quản lý chuyên nghiệp và khéo léo sẽ góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa Chủ đầu tư và khách và nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoàiMột cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả khác đó là nắm rõ bất động sản của chính mình từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn. Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý nên kiểm tra và chụp hình hiện trạng văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản này vừa giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn rõ bất động sản của chính mình từ trong ra Giao tiếp, trao đổi cùng người thuêMột cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Việc tận tình giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tiếp, trao đổi cùng người Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa nhàThường xuyên nâng cấp chất lượng và tiện ích văn phòng cũng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động này về lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nhờ đó, chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư còn có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà và tiện ích của tòa Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhàChủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến việc lưu trữ các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn trữ các thông tin về người thuê, hợp đồng Đây là các giấy tờ quan trọng, là căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin thật cẩn thận, bảo trữ các hóa đơn, biên lai Đây là căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn trữ các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không. Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợpChủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách chọn thời gian thanh toán phù hợp5. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp VISAHOVISAHO là một trong các công ty quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu đến từ Nhật Bản với hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chất lượng cao và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật vụ quản lý văn phòng chuyên nghiệp VISAHODưới đây là ưu điểm khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ tại VISAHOVISAHO là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam có bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn Nhật Bản và bộ tiêu chuẩn này đã được điều chỉnh cho phù hợp với thị trường Việt ty cung cấp dịch vụ quản lý văn phòng chất lượng cao, chuẩn chất lượng Nhật Bản tại Việt ngũ hỗ trợ cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đều là các chuyên gia có kinh nghiệm trong và ngoài nghiệp có cơ chế Shikumi giúp quản lý chất lượng dịch vụ tốt nhất của VISAHO tại Việt đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng hàng đầu tại Hà Nội, như Viglacera Tower, Gelex Tower, Capital Place… Thông tin liên hệTrụ sở chính 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà NộiChi nhánh Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí MinhWebsite 024 3221 6336Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình và cách quản lý tòa nhà văn phòng mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ quản lý văn phòng cho doanh nghiệp mình thì hãy liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn viên của VISAHO qua thông tin trên. Đội ngũ nhân viên tư vấn của công ty sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ cho quý khách.>>>> Bài viết hữu ích Công nghệ quản lý tòa nhà thông minh Giải pháp công nghệ thống quản lý tòa nhà BMS là gì? Tìm hiểu chi tiết tính năng

quản lý vận hành tòa nhà văn phòng